¿Cómo protege Cafam sus datos personales?

Este documento hace parte de las acciones de fortalecimiento de la transparencia y protección de datos personales implementadas por CAFAM, en el marco de su compromiso institucional con la seguridad de la información y el respeto por los derechos de los titulares.

¿Cómo protege CAFAM su información?

En la Caja de Compensación Familiar CAFAM reconocemos la importancia de los datos personales y estamos comprometidos con su adecuada protección. Para ello, hemos implementado un modelo integral que articula lineamientos corporativos, controles organizacionales, herramientas tecnológicas y buenas prácticas orientadas a garantizar la seguridad y privacidad de la información.

Este compromiso se encuentra respaldado por nuestro Programa Integral de Seguridad y Privacidad de la Información, mediante el cual se integran herramientas tecnológicas, controles y normativa interna para prevenir actuaciones por fuera del marco legal y fortalecer la protección de los datos personales.

Nuestro modelo de protección de datos

CAFAM desarrolla un programa que articula la normativa interna y externa, los lineamientos corporativos y las recomendaciones de buenas prácticas relacionadas con la seguridad y privacidad del tratamiento de los datos personales.

Este modelo nos permite demostrar el cumplimiento de la normativa vigente y fortalecer permanentemente nuestros estándares de seguridad.

Asimismo, la protección de datos personales es un compromiso transversal, por lo que todos los procesos de la Corporación que involucren tratamiento de información deben dar cumplimiento a los lineamientos establecidos.

Gobernanza y supervisión

CAFAM cuenta con una estructura organizacional encargada de dirigir, administrar y supervisar el Programa de Seguridad y Privacidad de la Información, asegurando su efectividad y la mejora continua de los controles implementados.

Esta estructura incluye órganos de dirección, control y administración responsables de la toma de decisiones estratégicas, la evaluación periódica del programa y la detección de oportunidades de mejora.

Adicionalmente, la Auditoría Interna evalúa el cumplimiento del programa con el fin de identificar deficiencias y promover acciones correctivas.

Cultura institucional de protección de datos

En CAFAM promovemos una cultura organizacional orientada a la protección de los datos personales, fomentando la responsabilidad corporativa de los trabajadores y estableciendo mecanismos para mitigar los riesgos asociados al tratamiento de la información.

Para ello, desarrollamos capacitaciones, talleres y programas de sensibilización dirigidos al personal autorizado, fortaleciendo el conocimiento y la aplicación de buenas prácticas en el manejo de la información.

¿Qué son los datos personales?

Son aquellos datos que permiten identificarlo directa o indirectamente y sobre los cuales pueden realizarse operaciones como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

¿Qué son los datos sensibles?

Los datos sensibles son aquellos que pueden afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los datos relacionados con el estado de salud, características biométricas, origen racial o étnico, convicciones religiosas o información de menores de edad.

El suministro de estos datos es de carácter facultativo. Por ello, CAFAM realiza su tratamiento únicamente cuando es estrictamente necesario y previa autorización explícita del titular, garantizando la adopción de medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad.

En el caso de niños, niñas y adolescentes, CAFAM vela por el respeto de sus derechos prevalentes y asegura que el tratamiento responda a su interés superior.

¿Cómo obtenemos su autorización?

La autorización es el consentimiento previo, expreso e informado que usted otorga para el tratamiento de sus datos personales. CAFAM solicita esta autorización a través de canales físicos y digitales habilitados para tal fin. Cuando se trata de datos sensibles o de información de menores de edad, aplicamos medidas reforzadas de protección conforme a la normativa vigente. En los casos en que la ley autorice el tratamiento sin necesidad de autorización (por ejemplo, para cumplir obligaciones legales o atender requerimientos de autoridad competente), CAFAM actuará conforme a la normativa aplicable, garantizando siempre la protección y confidencialidad de la información.

Flujo del tratamiento de datos personales

CAFAM aplica un ciclo integral para garantizar un manejo responsable de la información:

Recolección: solicitamos únicamente los datos necesarios para el cumplimiento de nuestras funciones.
Almacenamiento: conservamos la información bajo controles que protegen su confidencialidad.
Uso: tratamos los datos exclusivamente para las finalidades autorizadas.
Circulación: cuando compartimos información con terceros, exigimos el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
Supresión: eliminamos la información cuando deja de ser necesaria o cuando la ley lo dispone.

Este ciclo hace parte de los controles definidos para la protección, consulta, circulación y eliminación de la información recolectada por cualquier medio.

¿Cómo protegemos su información?

CAFAM ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas orientadas a reducir los riesgos asociados al tratamiento de datos personales. Entre ellas se destacan:

Mecanismos de autenticación y control de accesos
Herramientas de monitoreo de la información
Tecnologías de cifrado
Controles de seguridad en redes y aplicaciones
Gestión de vulnerabilidades
Copias de respaldo
Herramientas de prevención de ataques informáticos

Estas implementaciones responden al compromiso de la alta dirección con la privacidad y seguridad de la información.

Gestión de riesgos y mejora continua

CAFAM realiza seguimiento periódico a los riesgos y controles en seguridad de la información, implementando mejoras conforme a las necesidades de la Corporación. Asimismo, contamos con indicadores que permiten medir la efectividad del programa y fortalecer nuestros procesos de protección de datos.

Tratamiento de datos por terceros

Cuando CAFAM transmite o comparte datos personales con terceros, estos deben actuar conforme a los principios y condiciones establecidos por la Corporación, garantizando la protección de la información.

Registro de bases de datos

CAFAM cumple con la obligación de registrar las bases de datos que contienen información personal en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Sus derechos como titular

Usted tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos
Solicitar prueba de la autorización
Ser informado sobre el uso de su información
Presentar consultas y reclamos
Revocar la autorización cuando sea procedente

Canales de atención

CAFAM pone a disposición de los titulares de la información canales oficiales para atender consultas, solicitudes y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.

Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes medios:

Portal web: www.cafam.com.co, sección Protección de Datos Personales o a través del formulario dispuesto para la radicación de PQRS.

Atención presencial: en los puntos de atención al afiliado a nivel nacional.

CAFAM gestionará estas solicitudes conforme a los procedimientos internos establecidos y en cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

Nuestro compromiso con la transparencia

CAFAM trabaja permanentemente en el fortalecimiento de sus prácticas de seguridad y privacidad, promoviendo la mejora continua, la supervisión institucional y la colaboración con las autoridades competentes cuando sea requerido.